Evento Corporativo – Carnaval das Crianças, pura emoção!!!

Recebemos por e-mail um convite para participarmos de um “briefing”na sede da Natura. A solicitação da equipe interna de eventos da Natura foi apresentada da seguinte maneira:

Realizamos todo ano um evento interno para os filhos dos colaboradores da Natura que tenham de 06 anos e 11 meses a 12 anos de 11 meses. O intuito é proporcionar um dia de férias na Natura com participação do familiar (Pai ou Mãe) que tenha um filho na faixa etária para participar do “ Projeto Férias”. Os inscritos nessa faixa etária iriam com o seu familiar (Pai ou Mãe), tomariam café da manhã, fariam o credenciamento, um passeio dentro das instalações da Natura, posteriormente iriam para um ginásio de esportes dentro do pátio fabril, participariam de oficinas, almoçariam e apresentariam para os seus pais o que aprenderam no dia do Projeto Férias.

O Tema escolhido para aquele ano foi Carnaval. Tínhamos um tempo para pensarmos na temática e apresentarmos o “debriefing”.

A nossa equipe de criação e comunicação se reuniu para um “brainstorming” e decidimos por unanimidade que produziríamos uma Escola de Samba mirim contando os 40 anos da Natura em alas, desde a sua fundação até o seu aniversário de 40 anos que celebrado naquele ano.

Convidei um amigo, muito talentoso, o carnavalesco Marco Aurélio Ruffin para uma reunião com a nossa equipe. Ele ficou de desenvolver a história dos 40 anos da Natura, através de alas que foram ilustradas com o desenho da fantasia e um texto explicativo que contava o significado de cada uma delas.

A comunicação ficou responsável por elaborar a parte criativa de todo o evento. Como:

Os crachás, a comunicação do evento (banner, totem, etc.), os slides para apresentarmos no “debriefing”, a concepção do evento e toda papelaria que iriamos utilizar no evento.

A equipe de produção ficou responsável em orçar todos os itens de infraestrutura, toda a parte de comunicação (banner, papelaria, totens), fornecedores (sonorização, uniforme, gravação do samba enredo no estúdio, staff, cenografia e demais detalhes que seriam necessários para a realização do evento, que seriam apresentados para a Natura e teriam que estar dentro da verba que eles tinham disponível para aquele evento.

E assim o fizemos, depois de todos os itens necessários orçados. A comunicação montou uma apresentação em ppt. (power pointer), para apresentarmos para a Natura no dia do “debriefing”.

Tudo certo para o dia do nosso encontro. Apresentamos a nossa proposta e foi um sucesso. Todos da equipe de eventos interno da Natura gostaram. Precisa da aprovação do cliente que na ocasião foi o RH. Alguns dias depois recebemos a grande notícia. Fomos os escolhidos para produzir e realizar o Projeto Férias.

Para que tudo ficasse sob controle elaboramos uma planilha com todos os detalhes do evento e com os prazos que precisávamos para que tudo fosse produzido. Uma ferramenta que ficava on-line para todos os envolvidos inserissem as informações.

 

Tudo pronto, foram confeccionadas 423 fantasias em tecido de tnt, por costureiras das comunidades das escolas de samba. Gravamos o samba enredo em estúdio por um puxador de samba. Todo o material gráfico, de apoio, uniforme e infraestrutura produzido. Seguimos para a Natura um dia antes da data do evento para produzirmos e montarmos todos os detalhes.

Dia seguinte pela manhã já com tudo pronto e com as equipes apostas. Eis que chegam os primeiros participantes. Eles foram recepcionados pela nossa equipe de monitores em um ponto estratégico dentro da Natura, um dos monitores os levavam para o credenciamento, em sequência tomavam café da manhã com o seu familiar, na saída do restaurante o seu familiar se dirigia para o seu posto de trabalho e o seu filho ficava sob nossa responsabilidade. Formávamos grupos de crianças e em fila indiana com um monitor na frente e outro atrás seguiam em direção a uma passarela externa que foi possível visualizar a fabricação de alguns produtos da Natura. Final da passarela, as crianças entravam em um micro-ônibus em direção ao ginásio.

Em lá chegando e com o ambiente preparado para recebe-los. Um contador de histórias dava as boas vindas, a música tocava e animação era contagiante. Cada criança recebia um crachá nominal, com a imagem da fantasia, que a mesma iria vestir “ Tudo Surpresa”. Deixamos todos os totens com a imagem das fantasias na quadra que serviu de cenografia e ao tempo para organizarmos as alas para o ensaio.

Os grupos foram divididos e todos participaram das oficinas “ Baila Comigo “ Arte Barracão” e “Samba no Pé “.  Tudo aconteceu conforme a programação da agenda.  Hora do almoço, ensaio geral para aprender a cantar o samba enredo, faltava pouco para o “ Gran Finale”. As crianças foram deslocadas para outro espaço para vestirem as fantasias e formarem as alas.

Tudo pronto, a escola já formada, os pais aguardavam ansiosos com a letra do samba e o “releasing” nas mãos. O local foi perfeito para esse acontecimento. Uma rua plana e extensa; muito parecida com a Passarela do Samba, dentro da  Natura.

O puxador de samba anunciou a escola. A bateria mirim da Mocidade Alegre, escola campeã naquele ano iniciou com o seu acorde, mestre  sala e porta bandeira mirim, prontos para encantar na passarela do samba da Natura e assim iniciou o desfile. As crianças estavam contagiadas de alegria, todas fantasiadas e felizes por estarem apresentando o desfile para o seu familiar. As alas passavam, o samba enredo era cada vez mais cantado pelos pais. A emoção era notada pelo semblante dos pais. A alegria e a descontração contagiaram, a todos. Do alto avistávamos toda a escola formada com um colorido contagiante e envolvente.

No final o encontro com o pais, a emoção das crianças estampada nos seus rostos. Todos receberam uma sacola e a fantasia de presente.

E assim entregamos mais um evento de Sucesso. Foi lindo demais!!!

DICAS

Esse evento deu muito certo, porque contei com um staff desde monitores e produtores muito bem distribuídos em vários pontos estratégicos, separei um responsável com rádio em cada posição, incluindo o líder dos monitores. Desenhei o evento com cada responsável para conhecer o posto de trabalho e poder dar suporte para o cliente. Tínhamos uma área muito grande para cuidar e dessa maneira deu muito certo.

Briefing –  é um conjunto de informações ou uma coleta de dados passados em uma reunião para o desenvolvimento de um trabalho ou documento. Esse é um instrumento muito utilizado em AdministraçãoRelações PúblicasDesign e na Publicidade. O briefing deve produzir um roteiro de ação para criar a solução que o cliente procura, ou seja, é como mapear o problema e, com as pistas identificadas, ter ideias para criar soluções.

Debriefing – Devolução da proposta com a solução para o grupo, cliente, etc.

Brainstorming – É uma técnica criada pelo americano Osborn em 1963 utilizada para auxiliar um grupo de pessoas a criar o máximo de ideias no menor tempo possível. Geralmente traduz-se para o português como “tempestade cerebral” ou “tempestade de ideias”. Esta técnica visa ajudar os participantes a vencer as suas limitações em termos de inovação e criatividade e sua prática pode durar desde alguns minutos até várias horas ou até mesmo dias.

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