Evento Corporativo

Fomos convidados para participar do “ briefing “ para realizar um evento para a Natura de final de ano. A empresa promovia esse evento para confraternização com o colaborador e com os seus filhos. O objetivo era promover um evento grandioso, em um local fora da sede da empresa onde o colaborador e o seu filho pudessem confraternizar entre sua família e os demais colaboradores. O evento foi chamado de Momento Família, além de promover esse momento de interação familiar, o presidente da Natura fazia questão que todos os filhos dos colaboradores ganhassem presente. A história que justifica essa atitude do Presidente da Natura vem do seu tempo de criança. Todos os anos de confraternização com a família ele nunca ganhou presente. A família não tinha condições de presentear os filhos. Ele quando criança ficava muito triste e não entendia. Diante uma nova realidade na fase adulta e com possibilidades de presentear. Faz questão que todos os anos, os filhos de colaboradores que participarem desse evento ganhem presente.

A proposta de apresentar o “briefing” para as agências concorrentes foi para direcionar, demonstrar as possibilidades, as necessidades e as exigências para que o evento Momento Família acontecesse. Ganharia a agência que apresentasse a melhor proposta de local, logística de pessoas, preço de evento e detalhes expressivos que faziam a diferença para a execução e a realização do evento. Após recebermos os briefing o departamento de eventos da Natura pediu que o “debriefing” fosse apresentado 20 dias após.

A primeira atitude a se tomar após o recebimento do briefing foi reunir toda a equipe de criação, produção, comunicação e apresentar para eles o que a Natura nos apresentou. Formamos uma equipe que iria se empenhar em pesquisar, se reunir e apresentar para nós algumas opções para que pudéssemos apresentar no “debriefing”. Depois de várias reuniões, ajustes, chegamos em uma ideia unanime.

Chegado o dia de apresentar o “debrieng” para a equipe de eventos da Natura, após dois dias recebi um telefonema para ser informado que ganhamos a concorrência.

Marcamos uma nova reunião com o cliente para nos alinharmos de todos os detalhes para iniciarmos o planejamento e a pré-produção do evento.

Escolhemos o espaço onde seria realizado o evento, naquela ocasião foi o Via Funchal, a logística era perfeita para o nosso evento. Teríamos 02 sessões de espetáculos e no final de cada sessão teríamos uma entrega de brinquedos. A nossa ideia era que o convidado chegasse de ônibus fretado, ou veículo próprio desembarcasse em frente o Via Funchal subisse para o espetáculo e no final do mesmo era direcionado para a área de estacionamento interna do Via Funchal para fazer a retirada dos presentes. Após a retirada do presente do filho do colaborador os ônibus estariam estacionados na rua de traz do Via Funchal e o fluxo de pessoas seria perfeito.

Para a pré-produção do evento, contratamos Alimentação e Bebidas do Via Funchal “ Comida de Parque”, o tema do Evento foi Oceano, toda a comunicação do evento era pautada nesse tema, o espetáculo foi do Circo Roda Brasil – Oceano. Toda a criação da cenografia foi idealizada na linha dos produtos de Natura Naturé.

Produzimos para o evento, o convite que foi uma caixa personalizada com o tema Oceano e dentro havia um quebra-cabeças, a ideia foi proporcionar um momento em família com os pais e filhos. O quebra-cabeças teria que ser montado para ler o convite do evento. Os ingressos no mesmo tema, a equipe de produção usaria uma camiseta personalizada e a equipe que serviria o A&B, usaria um avental personalizado.  Tudo pronto, fornecedores contratados e todos os itens produzidos.

Eis que chega o dia para a entrega dos convites. Montamos um local de entrega na fábrica da Natura de Cajamar e outro local na fábrica da Natura em Itapecerica da Serra. O evento aconteceria no Domingo daquela semana.

Iniciamos a montagem do evento no sábado de noite. Todo o acervo do espetáculo foi levado para o Via Funchal, havia necessidade de montar com antecedência todo o cenário, afinar luz, testar áudio, vídeo, microfones, para os artistas fazerem um ensaio e para se familiarizarem com o espaço. Tudo porque o espetáculo havia intervenções aéreas e malabarismos.

Enquanto isso a Cenografia montava a recepção, o espaço para do fraldario, os elementos aéreos que utilizamos no hall de entrada, a comunicação dentro da sala de espetáculo, a montagem das barraquinhas onde seriam servidos os alimentos.

A outra equipe, montava no estacionamento do Via Funchal a decoração de balões, o posicionamento dos balcões de entrega dos presentes, a separação com unifilas por letra do alfabeto para facilitar a entrega dos brinquedos.

Chegada da hora, momento de pura emoção, o tempo estava um pouco chuvoso, entregamos guarda-chuvas para os convidados, as crianças afoitas, ansiosas, felizes por estarem com os seus pais e por estarem naquele lugar. Abrimos a recepção e logo em seguida os convidados foram subindo para a sala de espetáculos. Era muita alegria, contagiante. No entorno da sala servimos os alimentos e as bebidas, os garçons e garçonetes serviam batata chips, balas, cachorro quente, além das barraquinhas montadas para não tumultuar o local das barracas. A música alegrava o ambiente, a sonoplastia fazia uma brincadeira com todos e anunciava o tempo que faltava para iniciar o espetáculo. E assim tocou o último sinal. Todos a postos nos seus lugares e começa o espetáculo. Foi muito divertido, dava para ver as crianças vidradas no que estavam assistindo e os seus pais cheio de orgulho por estarem proporcionando aquele momento tão mágico e especial para os seus filhos e familiares. Fim do espetáculo, direcionamos os convidados para o momento de entrega dos brinquedos. Ai sim as crianças ficaram mais afoitas e ansiosas, curiosas para saber o que havia dentro daquela embalagem. Aproveitamos alguns artistas do espetáculo para interagirem com as crianças naquele momento. Muitas fotos, muitas risadas, muita emoção.

É chegada a hora da segunda sessão do espetáculo, Depois de tudo limpo e organizado dentro do horário programado abrimos a recepção e repetimos a trajetória da sessão anterior. Final da sessão, realizamos a entrega dos brinquedos. A equipe respira fundo, feliz e com o sentimento de dever cumprido. Afinal éramos mais de 100 pessoas de staff entre produtores, recreadores, coordenadores, seguranças, recepcionistas e equipe de eventos da Natura.

Depois desse momento de descontração e muita alegria a nossa equipe continuou o trabalho de desmontagem do evento. Nos dias seguintes encaminhamos o relatório final do evento e toda a prestação de contas para a coordenadora de eventos da Natura.

Parte do Briefing recebido da Natura

BRIEFING SOLICITADO PELA NATURA

Conceito: Nós celebramos você: expressar um cuidado para com o colaborador e sua família

Objetivo: promover um dia de lazer e entrega de brinquedo de Natal

Elegíveis:  todos os colaboradores de Itapecerica, Alphaville e Cajamar, que possuam filhos 0 a    9 anos e 11 meses + 1 acompanhante

Público:  4.020 convidados, sendo aproximadamente 1.600 crianças e 2.420 adultos.

Presente:  brinquedos adequados a cada faixa-etária: de 0 a 1 ano e 11 meses, 2 a 3 anos e 11 meses; 4 a 5 anos e 11 meses; 6 a 7 anos e 11 meses e 8 a 9 anos e 11 meses)

NOSSAS RESPONSABILIDADES

Atrações: Peça Teatral / Musical (sítio do pica-pau, Saltimbanco e outros). A Natura poderá contratar outra opção diretamente.

Comunicação: a agência deverá desenvolver toda a comunicação do evento (convite, uniforme, palco, sinalização, cenografia e etc.)

CD musical para espera no foyer.

Logística dos presentes: manuseio e separação por faixa-etária e distribuição. A entrega é realizada no final do evento.

Os presentes serão entregues pela Natura no local do evento.

Controle de acesso ao evento – garantir e controlar acesso dos convidados e entrega dos presentes; contatar CET

Alimentação – se for no teatro abril temos que usar do local – comidas de fácil manuseio como por exemplo sanduíches – foco no público infantil – equilíbrio entre saudável e divertido

Telemarketing receptivo dos convidados – das 6h até meia-noite.

Identificação no local de entrega de brinquedos (divididos por idade)

Identificação no teatro:  Sinalização com linguagem adequada para o público infantil.

Ambulância, Segurança e Limpeza (caso não tenha no local)

RESPOBSABILIDADE DA NATURA

Transporte dos convidados

Fotógrafo

Entrega dos convites

Compra de presente

 

Dicas

Briefing – ato de dar informações e instruções concisas e objetivas sobre missão ou tarefa a ser executada (p.ex., uma operação militar, um trabalho publicitário ou jornalístico).

Debriefing – reunião onde se reporta a execução de uma tarefa qualquer.☞ f.aport.: DEBRÍFIM.

Decisão pelo local do Evento – para esse caso em específico, o Via Funchal foi perfeito, os convidados entravam pela frente e saiam pelos fundos sem atrapalhar a logística de pessoas que iriam assistir a segunda sessão do espetáculo.

Fazer um “checklist” de detalhes, paço a paço é muito importante para qualquer evento. É uma maneira de não esquecer detalhes, e detalhes sempre são muito importantes e fazem toda a diferença.

Tenha uma planilha com todos os fornecedores/pessoas envolvidas no evento com nome, telefone, e-mail.

Uma semana antes de acontecer o evento, ligue para todos, reforce a data o horário e cheque se tudo está em andamento.

Um dia antes do evento, ligue para a empresa de transporte de pessoas, ou de equipamentos, materiais do evento e confirme todos os detalhes.

IMG_0001 IMG_0004 IMG_0010 IMG_0013 IMG_0026 IMG_0038 IMG_0041 IMG_0052 IMG_0066 IMG_0068 IMG_0187 IMG_0278 IMG_0354 IMG_0379 IMG_0418 IMG_0430 IMG_0478 IMG_0526 IMG_0590 IMG_0812 Evento Corporativo

Fornecedores

Via Funchal

Circo Roda Brasil – Espetáculo Oceano

Cenografia – Cenário Brasil

Camisetas e aventais personalizados – Confecções Therelli

Monitores – Colorir eventos

Mobiliário – Cris Coberturas

Peças de Comunicação –  Signmaker Comunicação Visual e Maxprint (gráfica)

Decoração de Balões – Puma Balões

 

Deixe seu Comentário