Evento Terceiro Setor

Realizar um evento para o terceiro setor particularmente é um trabalho muito gratificante. Pois além de você ter que atender o objetivo do evento é primordial que você veja o público do evento como um grande agente transformador. Essa á a maior recompensa!!!

Fui convidado através do meu amigo Presidente voluntário da Turma do Bem, Dr. Fábio Bibancos, para produzir um evento que é realizado anualmente chamado Sorriso do Bem. A Turma do Bem, é uma Oscip que não aceita verba do governo e que é mantida por mantenedores (empresas privadas) e por doações de pessoas físicas.

Produzimos  o primeiro evento para o terceiro setor em 2011, iniciei o trabalho de pré-produção do evento em junho daquele ano, o evento aconteceria em outubro.

Após várias participações em reuniões com o cliente e com  a equipe de gestores da organização social, e com o local definido. Iniciamos os preparativos para o acontecimento.

O objetivo foi trazer os dentistas coordenadores voluntários do Brasil, América Latina e Portugal para participarem durante 04 dias no Hotel Almenat, do evento Sorriso do Bem. Nesse evento eles foram capacitados, foram valorizados, foram alinhados com o projeto, foram motivados para atingirem novas metas e novos objetivos para o ano seguinte. Além da valorização da classe odontológica com o evento de premiação, do “ Melhor Dentista do Mundo “ dentro do voluntariado da Turma do Bem.

Toda a parte que envolvia os voluntários do projeto, desde o convite para o participante, o contrato, e demais detalhes foram administrados pela equipe da TdB. Toda a parte que envolvia a infraestrutura, produção, montagem, desmontagem e pós-evento fomos nós os responsáveis.

Montamos uma planilha de itens que precisavam ser produzidos desde a chegada do convidado até a sua partida do evento. Paço a paço, item por item, detalhe por detalhe. Após termos essas informações planilhadas, fomos em busca de fornecedores, parceiros, que pudessem nos ajudar para a realização do evento. Todos os itens eram cotados com no mínimo três fornecedores, para termos uma comparação de preços. Afinal a verba de uma organização social é na maioria das vezes curta.

Após termos todos os custos levantados, fomos apresentar para a equipe gestora do evento que tinha já um “ budget “. Tivemos que alterar muitas vezes vários itens do evento, para ajustarmos ao valor que o cliente poderia dispor para a realização do mesmo.

Aprovada a planilha de custos geral do evento, tratamos em contratar todos os fornecedores. Nesse contratamos os seguintes itens:

Transporte de Van, Transporte de ônibus fretado, Hotel, A&B, A&B para as festas, peças de comunicação – banner, convite, peças especiais, back dropp, som, áudio, iluminação, atrações, palestrantes, logística de transporte dos palestrantes, foto, vídeo, tradutor, cabine de tradução, cenografia das festas, material de apoio, brindes, presentes para os convidados, DJ, passagens aéreas, teatro para o dia da premiação, produção do teatro para o dia da premiação, translado dos convidados voluntários para a premiação, assessoria de imprensa.

O envio dos materiais que iriamos utilizar nas montagens e nas produções, ocorreu 02 dias antes. Conseguimos negociar com o gerente do hotel a montagem da plenária para as boas vindas um dia antes do evento. Foi preciso montar palco, fundo de palco (back dropp), peças de comunicação do evento, passarela, som, luz, áudio, cadeiras. A recepção foi montada no dia anterior do evento na madrugada.

Foram quase 450 participantes entre dentistas voluntários, equipe da organização social, voluntários, jornalistas e equipe de produção. Para o primeiro dia do evento deixamos a recepção pronta, todo a comunicação do evento, a lojinha com os produtos da TdB e a plenária onde iria acontecer as boas vindas, palestras e jantar de boas vindas. A dinâmica de montagem foi muito grande, terminada uma montagem, já íamos para a outra, o dia inteiro foi assim, todos os dias.

No primeiro dia do evento, os convidados passavam pelo credenciamento, colocavam a sua faixa, tiravam fotos, pegavam a bolsa com todo o seu material de apoio, brindes, se dirigiam para a plenária para as boas vindas. Os voluntários eram separados por classificação, velhos, novos, latinos e portugueses. Eles faziam as atividades em sala, almoçavam e a noite houve um jantar de gala, em homenagem a eles.

A produção do jantar foi simples e elegante, utilizamos o mesmo fundo de palco, a mesma passarela, iluminamos toda a sala com luz âmbar. Montamos mesas redondas para 10 convidados, com toalhas pretas, sobre a mesa luminárias com taça de vidro, cúpula e vela. Conseguimos transformar a sala da plenária em um local muito aconchegante e elegante para o jantar.

Segundo dia, os voluntários tinham uma agenda cheia de atividades. Tomaram café da manhã, foram divididos em grupos para uma atividade, preparamos algumas salas menores e voltamos a montagem modelo arena para a Plenária. Após o almoço voltaram para as atividades nas salas. Enquanto estavam em atividades preparamos uma quadra dentro do hotel para um momento de emoção. Montamos um pequeno tablado, sonorização, áudio para uma apresentação surpresa. Eram voluntários do projeto que iriam se apresentar tocando alguns instrumentos. Para o clima final de tarde, produzimos cobertorzinhos que seriam distribuídos para os voluntários, uma maneira de agradar e de aquece-los. A sonorização que montamos na quadra chamavam os voluntários para se dirigirem até o local.

Enquanto isso a nossa produção já estava em um outro local dentro do hotel providenciando a cenografia da Festa de Reveillon da Turma do Bem. O local foi todo revestido com lycra branca, fechamos a entrada do galpão com lycra e abrimos um vão no centro para a entrada dos convidados. Na lateral esquerda do espaço seria servido o buffet e na lateral direita seria o nosso “backstage”. Cordão de lâmpadas foram montados no teto, em um dos lados montamos mesas, do outro um grande bar, ao centro uma pista de dança, ao fundo um palco, e o fundo de palco que se diferenciava por ser módulos de papel que ascendiam e apagavam. Sobre as mesas vidros com água e velas flutuantes. O caminho foi todo demarcado com luz de pisca pisca. Soluções de cenografia mais em conta que transformam e aquecem o ambiente. Tudo pronto para o acontecimento. Fogos de artificio a festa começa, todos amaram e foi até altas horas.

Terceiro dia, os dentistas voluntários iniciaram as suas atividades na Plenária, com palestrantes nacionais e internacionais (trazer os palestrantes foi uma maneira de agradecer pelo trabalho voluntários realizado, os temas eram sempre avaliados e tinham a ver com a mensagem que a TdB gostaria de passar para os dentistas).  Atividades da manhã concluídas, saída para o almoço, a nossa equipe de produção, a equipe da TdB e os voluntários que ajudavam nas atividades do evento, mais a equipe do hotel. Nos unimos para desmontar toda a plenária e transformamos a mesma em um grande local de exposição, local esse que foi elemento surpresa para os dentistas voluntários. Esse local iria acontecer várias apresentações e algumas surpresas para eles. Foi emocionante, tínhamos uma hora para mudança de cenário. Ficou lindo demais.

Enquanto os dentistas voluntários estavam no novo cenário, a nossa equipe de produção estava no mesmo local da festa de Reveillon, para transformar aquele espaço na Festa Colorida, que foi atração da noite.

A produção da festa colorida acontecia no outro espaço. A ideia, foi aproveitar toda a instalação de lycra, aproveitar o fundo de palco e transformar o espaço em festa colorida, utilizando iluminação colorida que na lycra branca mudaria o cenário, sobre o teto estendemos uma grande rede com balões coloridos e luzes de led dentro, sobre as mesas vidros com água  e velas flutuantes coloridas. A Atração da noite foi a maravilhosa Preta Gil, muita animação, muita alegria, muita festa. Tudo lindo, dia seguinte teve mais.

Quarto dia, depois de dois dias seguidos de festas e muita alegria, no café da manhã todos já estavam ansiosos para o grande dia, o “ gran finale”, nessa noite aconteceria a premiação do Melhor Dentista do Mundo. Para esse dia a programação diária foi mais tranquila, afinal todos precisavam se produzir para o momento tão esperado da noite.

Após o café da manhã os dentistas se dirigiram para a plenária, enquanto isso finalizávamos a montagem da quadra para a intervenção artística dos dentistas. Que iriam fazer uma atividade com o artista plástico “ ViK Muniz”, a atividade foi produzir um grande dente molar com tubos de pasta de dente que posteriormente seriam reciclados e transformados em material de reuso. Foi um momento muito bacana, eram tubos e tubos de pasta de dente e escovas de dente que eram colocados pelos dentistas dentro desse grande desenho do dente molar. Obra finalizada, parada para as fotos, foto artística tirada, chega a hora do almoço e os preparativos para a premiação a noite que aconteceria no Teatro Bradesco.

Chegado o momento mais esperado do evento, ônibus a postos, organizamos a saída dos dentistas nos ônibus, lanchinho sobre os bancos, e rumo ao Teatro Bradesco. O cenário no Teatro já estava quase finalizado, a equipe de produção, artistas, e todas pessoas contratadas já estavam na finalização das montagens para acontecer o ensaio geral. Enquanto isso os ônibus saiam do Embu e foram para o Teatro. Tudo pronto para o grande momento. Os ônibus começam a chegar no Teatro Abril, os demais convidados já estavam preparados para entrar. As portas do teatro se abrem, os dentistas se acomodam nas fileiras da frente do teatro os demais convidados ocupam as demais fileiras. Nos bastidores, convidados especiais, artista voluntários, jornalistas, equipe de produção a postos para fotos, entrevistas nos camarins, enquanto esperam a hora de abertura do evento. Chegada a hora de abertura do evento, Dr. Fábio Bibancos entra no palco, anuncia a abertura do evento e assim é eleito o “ Melhor Dentista do Mundo “

Muita festa e alegria, a caminho de volta para o Hotel para celebrar a premiação do Melhor Dentista do Mundo. O local foi preparado para acontecer uma festa muito descontraída, onde as celebridades foram os dentistas premiados. Um banner com a Melhor Dentista do Mundo abrilhantava a entrada da Festa, em uma parede banners individuais foram colocados lado a lado para homenagear os ganhadores de outros anos. A festa se inicia, todos celebram muito.

Quinto dia, café da manhã servido, a grande maioria muito cansados, afinal foram dias intensos, emocionantes, contagiantes e a nossa equipe de produção já apostos para o check out dos participantes do evento. Montamos uma logística de Vans para aqueles que precisavam voar mais cedo, de ônibus de volta para os Aeroportos e para a sede da Turma do Bem.

Após o almoço, se inicia a chegada dos fornecedores para desmontagem do evento, carregaram todos os materiais que sobraram no evento e que seriam guardados na TdB. No dia seguinte, fizemos a arrumação geral desses materiais e concluímos a finalização do evento até o final daquela semana.

Foi uma experiência muito rica em trabalhar com o terceiro setor. Todos nós ficamos contagiados com os dentistas voluntários, afinal o mundo precisa de muita gente assim, que faça a diferença.

Dicas

Uma forma de montar uma planilha de itens eficiente é fazer o paço a paço, detalhe por detalhe, desde o convite para o convidado, a logística de transporte para esse convidado, o traslado desse convidado dos aeroportos para o ponto de encontro de saída para o local do evento. Em lá chegando, como ele será recepcionado, para onde ele irá, a que horas iniciará o evento e as atividades, enfim. São muitos os detalhes e nada pode ser esquecido. O evento funciona como uma engrenagem cada etapa e cada sequência é muito importante para que aconteça da melhor maneira e que se atinja os objetivos.

Budget – (pronuncia-se bâdget) é um termo da língua inglesa que significa – orçamento – Na maioria das vezes esse orçamento tem que ser ajustado por parte de quem realiza as cotações.

É muito importante para esse tipo de evento deixar uma verba extra para alguns acontecimentos no meio do caminho quando o evento está acontecendo. Sempre surgem detalhes de última hora que não estavam previstos no evento. Ex: Furos em uma Tenda que ocasionaram por causa de uma chuva forte, e assim por diante…

Um evento desse porte demanda checarmos todas as documentações necessárias para a realização do mesmo, desde alvarás, bombeiros, ECAD, seguro de translado dos participantes.

Ambulância, seguranças e bombeiro são imprescindíveis para a realização do mesmo.

Backstage – bastidores, por detrás das cortinas (local que deixamos para armazenar material, montarmos um camarim, etc.)

Vik Muniz – é um artista plástico brasileiro, fotógrafo e pintor, é conhecido por usar materiais inusitados em suas obras, como lixo, açúcar e chocolate.

Melhor Dentista do Mundo – postei um link da Premiação onde você pode assistir a premiação e conhecer melhor o projeto.

Fornecedores do Evento

Hotel Almenat – Hospedagem, A&B, Espaço de Eventos

N Dudutch – fundo de palco

 

R1 Solutions – Audio e Vídeo

Armazén das Marcas – araras e equipamentos para loja

Fotógrafos – Elza e Marcelo Liso

Pé de Ferro – fechamento em lycra

La Blanca Cabeleireiros

Live Content – transmissão ao vivo

Rental Leve – locação de andaimes

Lefer Comérico de Lonas – lona para intervenção artística com Vick Muniz

Gomma Oficina – fundo de palco e balões com led para as Festas Reveillon e ColoridaAcademia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Academia de Festas e Eventos Evento para ONG

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